COMPRAS DE EMERGENCIA

Unas sugerencias sobre posible legislación para establecer procedimientos claros y estrictos para manejar las compras bajo condiciones de emergencia.

Al amparo de una declaración de situación de emergencia total o parcial, a nivel local, regional o de toda la isla, sea de carácter estatal o federal, prevalecerán las siguientes condiciones para toda compra que realice el gobierno de Puerto Rico, incluyendo sus corporaciones públicas:

1.       El precio total a pagar incluirá:

a.       Costo mercancía – el licitador proveerá evidencia del precio sugerido por el manufacturero, mayorista o distribuidor.  La evidencia incluir nombre del representante, dirección física, número de teléfono, correo electrónico, página electrónica (web page) y la documentación con las especificaciones técnicas y certificaciones de agencias públicas y organizaciones privadas.

b.       Costo transportación y envió – el licitador proveerá evidencia del precio sugerido por el transportista o agencia de envío si el precio ya no esta incluido en el precio ofrecido por el manufacturero, mayorista o distribuidor.

c.       Impuestos (si son inevitables) – el licitador desglosará la tasa y cuantía total de cualquier impuesto o arbitrio que sea requerido pagar en el origen del cual no pueda ser exento.  Estos cargos deberán ser verificados en toda etapa del proceso de compra mientras este incluido como parte del costo total de la orden de compra o contrato.  En cada paso el funcionario a cargo documentara y certificara que dicho cargo fue consultado en la agencia estatal correspondiente e incluirá el nombre del funcionario, número de teléfono y correo electrónico.

d.       Ganancia máxima de:

                                                               i.      10% aprobado por el jefe de agencia, o

                                                             ii.      15% aprobado por el gobernador, o

                                                           iii.      20% aprobado por el gobernador y la mayoría de los miembros electos de la legislatura.

                                                           iv.      en el caso de que la mercancía sea una de difícil adquisición se podrá autorizar hasta un 25% de ganancia sobre el costo total de la compra con la aprobación del gobernador y el voto de ¾ partes de los legisladores electos o el voto unánime de los legisladores presentes al momento de la votación.

2.       La adjudicación de la orden de compra se basara en los siguientes criterios:

                                                               i.      Precio – en caso de que haya varias ofertas de mercancía que cumpla con los requisitos mínimos y el tiempo de entrega entre las distintas opciones no sea mayor de 2 días o un 5% del tiempo de entrega menor.  Este criterio tomara en consideración la cantidad de la mercancía en función de la cantidad requerida y el tiempo en que el gobierno podría consumir la totalidad de la compra.

                                                             ii.      Cantidad de compra – en el caso de que el menor postor no pueda proveer la cantidad requerida en un periodo de tiempo razonable se podrá dividir la compra para obtener del siguiente postor mas bajo el remanente de la cantidad requerida.

                                                           iii.      Especificaciones especiales – las compras estarán enfocadas en adquirir la mercancía con las especificaciones mínimas necesarias.  Solo se adquirirá mercancía con especificaciones especiales en el caso de que se haya agotado la mercancía básica y sea urgente la adquisición de la misma.

                                                           iv.      El agente de compras deberá documentar su análisis, cualquier consulta realizada con la unidad que origino la requisición o persona experta en la mercancía solicitada y cada funcionario que firme en cada etapa del proceso certificará que valida el análisis del funcionario bajo su supervisión y lo hace suyo.

3.       El Secretario del Departamento de Hacienda hará un análisis de la legislación fiscal de los estados de los EE. UU. para determinar en cuáles de ellos es posible solicitar exención del pago de impuestos y/o arbitrios sobre compras del gobierno de Puerto Rico y publicará un informe con el detalle de los requisitos para solicitar los mismos.  Este informe sera revisado anualmente y actualizado de ser necesario.

4.       Este informe se le hará disponible a todas las instrumentalidad del gobierno de Puerto Rico, incluyendo sus corporaciones públicas y se consultará al momento de evaluar cualquier cotización provista ya sea para compras regulares o de emergencia.

5.       El gobierno de Puerto Rico evitará adquirir mercancía que se le ofrezca a precios que se consideren excesivos de parte de suplidores que reclamen ser representantes exclusivos para Puerto Rico y podrá confiscar cualquier cargamento de dicha mercancía que llegue a los puertos o aeropuertos de la Isla.  Posteriormente, el gobierno pagará un costo razonable al importador de la misma usando como guía las disposiciones descritas en el inciso 1(a) a la (c).  En el caso de que dicho importador le haya negado al gobierno de Puerto Rico el suplido de dicha mercancía sujeto a los precios establecidos mediante esta ley se podrá imponer una penalidad de un uno por ciento (1%) del costo a pagar por cada día transcurrido desde la negativa manifiesta de parte del suplidor.

6.       Todo funcionario del gobierno de Puerto Rico que participe en cualquier etapa de compra bajo condiciones de emergencia deberá ser un funcionario sujeto a la radicación de informes financieros ante la Oficina de Ética Gubernamental y deberá haber tomado los adiestramientos relacionados a los procesos de compra que el gobierno ofrezca a sus agentes compradores.

7.       La Oficina del Contralor, la Oficina de Ética Gubernamental y la Administración de Servicios Generales diseñarán un curso especial dirigido a establecer los procedimientos a seguir en el caso de compras de emergencia.  Tomarán el mismo los jefes de agencia, los secretarios auxiliares de administración o funcionarios de similar función, el director de la oficina de compras y por lo menos dos (2) agente comprador de la oficina de compras.  De entenderlo necesario o apropiado el jefe de agencia podrá asignar hasta a dos (2) funcionarios de confianza adicionales para tomar el curso.  El curso podrá ofrecerse de manera presencial, de manera remota vía electrónica o mediante una combinación de ambos.  Al terminar el curso el funcionario certificara que ha completado el curso, que entiende la legislación y reglamentación aplicable, que seguirá los procesos explicados en el curso y que cualquier incumplimiento de su parte no podrá ser excusado bajo el pretexto de que recibió instrucciones contradictorias de parte de sus supervisores.

8.       Se prohíbe en la medida posible el uso de teléfonos móviles, tabletas, correos electrónicos, cuentas de redes sociales o medios de comunicación que no sean los oficiales provistos por la agencia a la que pertenece el funcionario.  Será responsabilidad de la agencia o del gobierno en general proveer las herramientas y mecanismos necesarios para que la comunicación entre el funcionario y la agencia y algún suplidor pueda realizarse mediante medios oficiales del gobierno de Puerto Rico.

9.       Las agencias del gobierno de Puerto Rico mantendrán un inventario al día de todos los materiales, accesorios, maquinaria, personal, equipos médicos, camas de hospital, etc. y anualmente actualizará el mismo y se le referirá al Secretario del Departamento de Seguridad Publica (si no eliminan ese Departamento) quien coordinara la asignación y manejo de las actividades de respuesta a emergencias y asesorara el gobernador sobre las acciones a tomar.  Igualmente, mantendrá comunicación con facilidades hospitalarias privadas, organizaciones medicas y profesionales que puedan proveer apoyo en la respuesta a una situación de emergencia.